小企业的 AI 制度与软件
能把你自己名字签上去的 AI。
规矩白纸黑字写下来,员工照着做。工作发出去之前,先由一个有名有姓的人检查。
我们先和你一起把制度写好,再在这套制度之下做软件。我们给自己做的竞选外勤工具 Hermod Field,2026 年 10 月上线。
大多数公司的现状
你的员工已经在用了。
这事没人拍过板。所以什么是允许的,也没人写下来。
听着耳熟 · 01
对不对,你看不出来。
稿子拿回来,不管对错,口气都一样笃定。要认真查一遍,花的时间和自己写一遍差不多。
听着耳熟 · 02
规矩没有写下来。
有人在聊天窗口里讲过一次。到了周五,谁也找不到了。
听着耳熟 · 03
三个人,三种做法。
每一种,都是某个人自己那一版的规矩。不管哪一版交到客户手上,担责的都是你。
好消息
解决办法不是更多的 AI。
而是三件实实在在的事,写成白纸黑字。大部分内容,一页纸就装得下。
有什么变化 · 01
现在,规矩写下来了。
一页纸,写的是大白话。所有人照的都是同一页。
它可以放在你的 Google Drive、你的业务系统,或者放在我们这边。只有一条:得放在一个不用经过我们、你自己就打得开的地方。
有什么变化 · 02
现在,问起为什么,你答得上来。
靠的不是聊天记录,而是决定本身、日期、拍板的人。一年之后翻出来,照样看得明白。
有什么变化 · 03
现在,发出去之前有人先检查。
多一双眼睛看一遍,而且永远不是同一双。
在我们这里,把关的是另一家 AI 公司的模型。在小办公室里,把关的通常是一个人。
我们自己的记录
上面每一条毛病,都是我们自己犯过的。
在我们自己做的项目里,这三条我们全撞上过。改了什么都写着,你可以自己去看。
可以先从一次简短的梳理开始:看看 AI 眼下在你的生意里是怎么用的。不管后面怎么样,梳理出的结论都归你。
为什么是现在
不管 AI 写了什么,签字的人都是你。
用它本身不是风险——大多数企业早就在用了,用得好的,确实更快。风险是那四件没人事先安排好的事。
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不管怎样,署名的都是你
无论是收件的一方,还是给你承保的保险公司,都把它当作你的工作成果。
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贴进去的,就出去了
名字、文件、合同。工具会留存什么、谁又能调出来看,你都是发出去之后才知道。
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它是一个订阅一个订阅进来的
用的是个人账号,干的是正经工作,没有任何人决定过要这样。
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对不对,你看不出来
不管对错,都一样流畅、一样笃定——而如果检查的成本和起草相当,省下的时间就等于没省。
而如果你是持牌执业,这些已经在向你提出要求了——有的是生效的规定,有的是执业指引;在美国市场,目前到续保时也会被问到:
- 联邦法院 提交的文件必须申报 AI 生成的内容——指 AI 相当于共同作者的情况,而不是它只对你自己写的文字提了修改建议。
- 卑诗省律师公会 按照指引,律师对自己监督下的工作成果照样负责,无论它出自员工之手,还是出自技术。
- CPA Ontario 每一项输出,使用之前都要经过复核。
- 移民顾问 监管机构还没出 AI 方面的指引,所以由一般执业义务兜底。
- 保险公司 在美国律师执业险市场,承保方已经开始问:你有哪些管控措施。
这些都不用等新法出台,也不专属于哪一个行业——监管方各有不同,朴素的办法却是同一套:制度写下来,有个有名有姓的人负责检查,决定过什么留有记录。
我们做什么
合作是一架梯子,从最小的一步开始。
为一人公司、小团队和传统企业服务——大公司用的那种 AI,没人为这样的公司做。这架梯子的用意,是让小公司也能站上大公司站的位置:规矩写下来,工作有人检查,还有自己的软件。
四步,每一步做完都可以停,不必非走下一步。一律不按小时计费;每一步做出来的东西都归你,继不继续都一样。
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第 01 步
责任体检
一次简短、范围固定的梳理:看 AI 目前在你的生意里是怎么用的,按下面的三个条件逐项打分,一周之内交付。结论无论如何都归你;如果继续合作,这笔费用全额抵扣第 02 步。
关于保密:这一步看的是你现有的工具怎么处理客户资料——不需要把任何资料交给新工具。如果要求任何资料都不能离开你自己的系统,我们也可以帮你在你自己的设备上装一套只在本地运行的 AI,资料不出门。
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第 02 步
你的 AI 制度,落到实处
- 一份员工能照着做的书面制度
- 一个有名有姓的人,在工作发出去之前负责检查
- 一份记录,写明决定过什么
- 一次讲解,把所有人带着过一遍
一页纸,不是一大本。
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第 03 步
开发
软件在这套规矩之下开发,理由随代码一并写下。几个月之后,你仍然查得到当初为什么这么做。
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第 04 步
让规矩一直管用
规矩用久了会不合用,改规矩本来就是方法的一部分。按月合作,让制度保持有效,也让下一个来问的人随时有答案可拿。
每一步都在同样的三个条件下进行。
- 有人的名字签在上面
- 规矩由一个有名有姓的人来定,结果也由这个人来负责。背后没有“全自动运行”的说法。
- 白纸黑字写下来
- 决定和分歧发生时就写下来,当时的对话没了之后,照样读得到。
- 多一双眼睛
- 检查的人,永远不是动手做的人。我们自己是用两家独立AI 公司的模型来做这件事的。
我们做出来的东西
四个系统,以及每个能查到什么。
每个系统,一句话说它是什么,一句话说从外面能查到什么。四个里有三个今天就查得到;第四个说明了为什么还查不到。凡是写出客户名字的,都拿到了对方的许可——而且没有一个是当作“客户推荐”来用的。重点是你自己能查到什么。
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01
Fund Burnaby Kids(资助本拿比的孩子)
我们自己发起的公民倡议活动 公开、在运行——结果就写在网站自己的页面上。
2022年的一次合同差错,让本拿比41学区背上了一笔940万加元的仲裁账单。网站请省政府从《2026年预算》的应急拨款项(Contingencies Vote)里出这笔钱,向五位本拿比省议员外加教育厅长、财政厅长请愿,并给每位签名的人准备好一封预先填好的选民信,由他们用自己的邮箱发出。
能查到什么
全部,就在网站本身。它是公开的、在运行的,而且网站上写明:,省政府承诺全额承担这 940 万加元的仲裁费用。那句话是网站自己说的,我们引用的出处就是它。
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02
ThinkForward
给温哥华一家持牌移民顾问公司做的 公开——评估工具、助手和标了日期的政策更新都在网站上。
这家公司日常运转靠的就是这套系统。案件按登录的顾问各管各的,每个案件沿一条固定流程走——已邀请、进行中、待审核、需修改、已批准、表格已生成、已递交、已结案。表格已生成是流程里的一个状态,不是旁边的一个按钮:自动化本身就是案件往前推进的一部分。屏幕角上有个助手解答初步咨询的问题,政策更新是自动拉取进来的,不是人工重新录入。
能查到什么
下面链接的公开网站上,跑着三样东西:免费评估工具、助手,以及一栏标了日期、自动拉取的政策更新——移民政策是拉进来的,不是重新打出来的。这家公司同意被点名。它的持牌人、牌照号码和收费条款,由它自己公布,这里不重复。
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03
Expeta
我们自己的研究工作室,在BC省本拿比 公开——网站上有17篇标了日期的文章。
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04
Hermod Field 还没有公开网站
我们自己的产品 暂时没什么可查的——2026年10月上线。占位符——没有封面图。还没有公开网站可以截图,所以也不拿别的东西来顶替。
挨家挨户拜票的一整天,用一个系统管到底:走哪条路线上门、在门口当场做记录、实时看结果、最后催票动员。离线优先,因为站在人家门口,常常没有信号。
能查到什么
暂时没有。2026年10月上线,现在还没有公开网站,所以这里没有可以点开看的东西。
我们自己的记录
这个页面,就按我们卖的那套规则在运行。
这里没有任何东西隐瞒自己的状态。虚线框就是占位符,故意留在一个正在运营的商业网站上,让人看得见——往里面填点看起来像回事的内容,恰恰就是客户花钱请我们防止的那种失误。
从这个网站建起到现在,我们自己的规则已经被推翻过四次——从来不是悄悄改的。每一次裁定都是公开的,而且都用同一个格式:
那份记录不是营销手段——它和第 02 步装进你业务里的,是同一样东西。有些买家把这套叫作 AI governance。你实际拿到的,是一页纸,谁来问就递给谁。
方法页列出了那三个条件,也写了我们自己的做法对每一条是怎么交代的。
该问的问题
让人犹豫的五个原因。
这些问题被问得足够多,值得直接写在这里,不必等到通话时再答。
要花多少钱?
每一步都有固定范围:开工之前先报一个数,绝不按小时跳表计费。价格没写在这页上,因为得按你事务所的实际情况来定——责任体检这一步之所以存在,就是为了让你听到的第一个数字来自你的实际情况,而不是为一本宣传册编出来的。体检之后若继续,体检费全额抵扣第 02 步。
你只有一个人。万一哪天找不到你了,怎么办?
每个决定都在发生的当下写下来——本来想做什么、争了什么、改了什么——放在一个不装在任何人脑子里的地方。当初完全没参与的人,也能把活儿接着干下去。这正是这套方法的全部意义,也是对这个问题最老实的回答。
我的代码是不是AI写的?
是的,但动手之前先有一份写下来的授权。判断和动手是两个分开的岗位——所谓岗位,就是一个带书面授权的AI角色——分别由两家彼此独立的AI 公司的模型担任。其中一个做出来的东西,另一个用一双没看过的眼睛去读,任务只有一条:在东西送到你面前之前,先把毛病找出来。代码由岗位写;岗位要遵守的规则,由人写。
出了错,谁负责?
一个具体的人,有名有姓。每个岗位的授权是我定的,岗位之间争论什么,我都读。当争论显示规则本身错了,我就改规则,并且记下是我改的。这里没有任何一种安排,可以把答案说成“是模型干的”。
我怎么知道这不是粗制滥造的东西?
因为争论的过程留了下来,也因为凡是没核实的内容都会照实说明,而不是被悄悄填上——这页上的虚线框,就是同一条纪律用在我们自己网站上的样子。没核实过的话,我们不说。
抱负
整家公司,就在这一张图里。
来自不同实验室的几队AI。一份写下来的计划。一只拿着它的人手。合在一起,盖起谁也无法独自盖起的东西——而每一次合作,都是这张图的缩小版。
流程里的那个人
Ben Zhou
一个人,在 BC 省本拿比。AI 团队干活要守的规则由我来写;规则不管用了,再由我来重写。
日常的工作是这样的:我给每个岗位定授权——岗位,就是一个带书面授权的AI角色——岗位之间争论了什么,我都会读。当争论显示规则本身错了,我就改规则。代码由岗位来写。
这些习惯是从哪来的
我真正上心的不是模型,而是模型外面那套制度——谁坐哪个岗位,什么必须写下来,谁有权说不。方法页上的那几个条件,就是我拿来要求自己项目的条件。
在这之前:做了十多年软件工程师,先后待过 Fortinet、Workday 等公司——先做网络安全,后来做大公司用来管人、管钱的系统。当AI开始成倍放大一名工程师能交付的东西,我算是早早看到了这个转变,但真正让我在意的不是速度,而是这股杠杆来的时候没带任何规则,而它落进的这个行业,恰恰花了几十年才学会:没有规则就不出货。
另一个习惯更老:差不多十五年的竞技体育。在赛场上你会学到,裁判不能同时下场当运动员,而没人执行的规则,就不是规则。
顺便说明一下我们这个词,毕竟它满网站都是。它指的是一个人,加上一组按成文规则干活的 AI 岗位。这里没有任何东西在无人照看的状态下运行,背后也没有任何"全自动"的说法。
从外面能查证的,始终是上面那些项目——履历只说明这些习惯是从哪来的。
LinkedIn ——那边写的是 Ziyan Zhou;同一个人,Ben 是平时工作用的名字。
来信之后会发生什么
第一次交谈是诊断,不是推销。
摘自日记